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如何撰写推荐信以及请人写推荐信?

06-14 论文查重

如何撰写推荐信以及请人写推荐信?

 

从Lake Wobegon 传来的消息是,那里所有的女人都健壮如牛,所有男人都貌美似花。

一一Garrison Keillor

 

在科学界,即使是研究助理人员,也经常有本科生请他们写推荐信。研究生、博士后或其他科技人员,也经常会要求科技同行为自己写推荐信。写推荐信通常要花费不少时间,但如果写作为法得当,推荐人费时不多就能写出很好的推荐信。同样,在自己带要推荐信的时候,如果方法得当,也可以又快又好地获得他人对自己的推荐信。

 

1 决定是否写推荐信

 

而对他人写推荐信的请求,当事人要清楚知道:这只是他人的请求而已,自己完全可以拒绝他人的这个请求。如果无法对他人做出一个客观而又有利的评价,或者无法赶在截止日期前提供推荐信,就应该直接拒绝他人的请求,这样请求写推荐信的人还可以去请别人帮忙。如果对被推荐人印象不佳,那么可以委婉地告诉请求写推荐信的人, "I think someone who know you better could write a moreconvincing recommendation."(“我想对你更了解的人可以写出对你更为有利的推荐信。”)这样,请求写推荐信的人自然就会去找其他的推荐人。但是,如果请求写推荐信的人一再坚持,很有可能要用更直接的措辞来拒绝。

 

如果对请求写推荐信的人较为熟悉,而且认为对方正在申请的职位并不适合,可以考虑与对方面谈以决定是否要帮助对方写推荐信。会谈时,请求写推荐信的人可能会提供一些信息,并且这些信息足以改变你的想法,并足以帮助你写出更有说服力的推荐信。请求写推荐信的人也可能在会谈时间意推荐人的观点,认为正在申请的职位并不是十分适合他,但是又不得不申请这个职位(" I'd rather do field research ,but myfamily has always wanted me to become a physician"或是"I thought l'd be letting you down if I did not seek the summerfellowship. ")有了你的支持,请求写推荐信的人或许就能更好地追求目标。

 

请求写推荐信的人不应该认为推荐人可以立刻就为自己写好推荐信,特别是如果同时有很多人找到同一推荐人要求写推荐信,要让其有足够的时间来准备和撰写推荐信。也可以告诉诸求写推荐信的人至少要在推荐信截止日期前多少天来请自己写推荐信。

 

如果对被推荐人评价很高,就应该尽早告诉被推荐人,这样被推荐人既用不着提心吊胆,也会清楚知道自己能得到强有力的推荐。

 

收集信息

 

写推荐信也像写科技论文一样,有很多前期工作要做,包括熟悉写作要求、收集相关材料、整理数据、熟悉有关事例。

 

除了要知道推荐信的截止日期和推荐信的递交方式,还要收集有用的信息,包括推荐表、被推荐人所获得过的荣誉或奖章、被推荐人的履历、被推荐人的工作成果。如果被推荐人听过你讲授的某门课,可以找出被推荐人的成绩排名; 如果以前给被推荐人写过推荐信, 可以找出以前的那封推荐信作为参考. 如果被推荐人事先应该填写好推荐表的部分内容,就要检查被推荐人是否填写好那些应该填写的部分。

 

推荐信的长度和内容视领域不同或文化背景不同而有所不同。因此,如果没有见过要写的某种类型的推荐信,最好是拿到一些类似范例。资历较老的同事可能会拿出一些他们以前写的推荐信以供参考;或者他们会对同事写出的推荐信草稿提些意见。如果担任过聘任委员会成员,接触过各种各样的推荐信,或许会对写推荐信有所启发。

 

3 写推荐信

 

就像使用常用格式 IMRAD 为科技论文写作带来极大方便一样,使用常用的推荐信格式可以为写推荐信节省不少功夫。以下就是一种常用的推荐信梅式。

 

在推荐信的第一段,指出因为什么事推荐什么人。第一段可以只有一句话,就像这个例子, "I am very pleased to recommend[name of candidate ] , a seniorat [ name of university ] , foradmission to the graduate programs in [name of field] at [ name of university ]. "对被推荐人的姓名用黑体加粗,能使收信人一下就知道是给谁的推荐信,从而能对这封信合理地归档。

 

在第二段,讲一下如何认识被推荐人的,比如:"I have known Ms. [surname of applicant] for more than a year .As a junior , she took my course [ title of course ] . She also has worked inmy laboratory since June through our university's undergraduate researchprogram ."然后在下面一段或两段对被推荐人做出评价。评价时要具体,比如,不要只是说被推荐人是个优秀的学生,还要具体给出被推荐人取得过的成绩,还可以纷出被推荐人的排名,最好是指出被推荐人的学术或专业特长,以及相关的性格特点。当然,要根据被推荐人申请的事项来调整推荐信的内容。

 

推荐信的最后一段做总结。可以这样写:“In sum , I consider Mr. [surname of applicant ] an outstanding candidatefor [name of opportunity]. I recommend him with enthusiasm .” 在标准的信件结束语"Sincerely,"或" Sincerelyyours"或 "Yours truly" 后附上推荐人的签名。

 

在签名下面要提供推荐人的姓名,头衔(比如,Assistant Professor of [ name of field]) 。通常,推荐信要用正式的、有学校或单位名称和联系地址的纸张来打印。

 

有时,出于不同用途(申请人读研究生院或申请工作),有人可能向同一位推荐人要好几封推荐信。为了节约时间,最好是一次性把几封推荐信都写好。比如,尽管不同的研究生院的推荐表不尽相同,但一次性把所有推荐材料都准备好还是最节省时间的办法。如果研究生院要求使用推荐表,可以将自己对被推荐人的评谱写在推荐表上,也可以附上推荐信。如果已经为这位被推荐人写好了推荐信,或者如果被推荐人要求为申请几所研究生院写推荐信,就可以考虑采用附上推荐信的办法,这可以节省不少时间。

 

如果觉得被推荐人日后可能再请求自己提供推荐信,那么最好将被推荐人的推荐表和推荐信留底,或至少是保留推荐信的电子版本。这样日后再为该被推荐人写推荐信时就简单省事了。

 

4 轻松一刻

 

在写推荐信的时候,可能会想"the candidate may later exercise the legal right to read theletter, and perhaps even sue if the contents are not to his liking and areinsufficiently substantiated. "("被推荐人以后可能会读到我给他写的推荐信,如果推荐信的内容不合他的口味或者部分内容没有证据,他甚至可能会起诉我。")对于有这种顾虑的推荐人,Lehigh 大学的一位教授推荐一种"Lexicon of Inconspicuously Ambiguous Recommendations ,or LIAR" (模棱两可的推荐信) (Thornton , 1987 ) 。比如,要给一位不甚勤奋的人写推荐信,可以这样说,"In my opinion you will be very fortunate to get this person towork for you ."依我看来您如能让他为您工作,实在是庆幸之至。")

 

请人写推荐信

 

如果想,找人为自己写推荐信,可以参考以下建议一一大多数建议同前面部分的建议很类似。这些建议可以让你又快又好地拿到想要的推荐信。

 

为你提供推荐信的人通常都很忙。因此,要尽量提前同推荐人打招呼,让推荐人至少有两星期的时间来写推荐信。如果请求同一位推荐人为自己写好几封推荐信,那么至少要给推荐人留出 4-6 星期的时间来完成推荐信。

 

如果推荐人一下子想不起你来,最好想办法提醒推荐人。如果是通过电子邮件同推荐人联系,那么最好附上自己的照片,或是在邮件里提及一些能让推荐人想起你的信息(如你选修推荐人的某门课程时所做的一个课堂发言) 。

 

根据推荐人的反应来采取下一步行动。如果推荐人似乎很乐意写推荐信,就立刻为推荐人提供写推荐信所需的信息或材料。如果推荐人不愿意写推荐信或者迟迟不给答复,可以直接询问该推荐人是否建议另寻推荐人。这样就可以避免在截止日期后才得到推荐信或是拿到没有帮助的推荐信。

 

将推荐人写推荐信所需的材料整理好。除了要附上推荐表,还要附上履历或简历、所申请专业的描述、本人工作的范例等。这些材料可以通过电子版本的形式交给推荐人。写好后的推荐信可以由推荐人通过电子邮件寄给有关学校,或是由推荐人放在封口并签字的信封内交给你并由你连同其他申请材料一并寄到有关学校。但是,如果所申请的学校要求申请人的推荐信由推荐人直接寄出给学校,你还要给推荐人提供写好收信人地址和邮资已付的信封。

 

推荐人在将推荐信寄出后,通常会以电子邮件或其他方式告知被推荐人。如果没有收到推荐人的通知,应该在推荐信截止日期前几天有礼貌地向推荐人查询。

 

在请别人帮自己撰写了推荐信之后,一定要做后续工作。至少要发一封个电子邮件感谢推荐人;特别是如果推荐人为你撰写了几封推荐信的情况下,最好是给推荐人寄一张感谢卡。如果申请成功,那么应该告知推荐人(比如,告诉推荐人你要去入读哪家研究生院或者你要开始一份什么样的工作)并再次向推荐人表示感谢。

 

总而言之,要设身处地为推荐人着想,要尊重推荐人。你尊重了推荐人,推荐人也就自然会尊重你。

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